POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, al artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013 y al artículo 20 del Decreto 0722 de 2013, REFRIMARKET COLOMBIA S.A.S., en adelante Refrimarket, sociedad comercial debidamente constituida bajo las leyes colombianas, Identificada con el Nit. 900.443.129, con domicilio principal en la Carrera 69B No. 77 – 31 de la ciudad de Bogotá D.C., como Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales de sus clientes, clientes prospectivos, empleados y ex empleados, contratistas o individuos que buscan trabajar con ella o con sus clientes, obtenidos durante sus actividades de negocio, solicitan su autorización para continuar con el tratamiento a través de sí mismas o de terceros encargados de tratamiento de información, de sus datos personales para fines comerciales y para la correcta prestación de sus servicios, conforme a lo indicado en la Política de Privacidad para el tratamiento de datos personales que se encuentra disponible en http://www.refrimarket.com.co/

Los datos personales suministrados a Refrimarket, incluyendo datos sensibles, podrán ser recolectados, procesados, almacenados, usados, circulados, compartidos, actualizados, suprimidos, transmitidos y/o transferidos a terceros países, de acuerdo a las Políticas de Privacidad anteriormente mencionadas. Esta información es, y será utilizada por Refrimarket para hacer posible la prestación de sus servicios, así como para fines administrativos, publicitarios, comerciales y de aprovisionamiento de candidatos profesionales para vacantes solicitadas por sus clientes, para este caso en especial con apego a lo establecido por artículo 20 del Decreto 0722 de 2013.

Refrimarket está dedicada a proteger la confidencialidad y privacidad de la información que le ha sido confiada, respetando los derechos de los Titulares para acceder, conocer, modificar, actualizar, rectificar o suprimir su información, así como para revocar su autorización para el tratamiento de la misma. Estos derechos podrán, ser ejercidos, conforme a las disposiciones legales y de acuerdo a la Política de Privacidad de Refrimarket, enviando un correo electrónico a contadora@refrimarket.com.co De conformidad al artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, si pasados 30 días hábiles contados a partir de la publicación de este documento, el Titular no ha contactado a Refrimarket, de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, enviando un correo electrónico al buzón contadora@refrimarket.com.co, para solicitar la supresión de sus datos personales, se entenderá que Refrimarket queda autorizada, de manera expresa e inequívoca, para continuar realizando el tratamiento de dichos datos para la finalidad o finalidades indicadas en su Política de Privacidad, disponible en http://www.refrimarket.com.co/, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento sus derechos.

ÍNDICE

  1. Introducción.
  2. Marco legal.
  3. Definiciones.
  4. Principios fundamentales.
  5. Obligación de cumplimiento
  6. Derechos de los Titulares de la información.
  7. Deberes de Refrimarket en relación con el tratamiento de los datos personales.
  8. Procedimiento para rectificación y actualización de datos.
  9. Autorización.

1. INTRODUCCIÓN

REFRIMARKET COLOMBIA SAS toma seriamente la protección de la privacidad y la confidencialidad de sus clientes, clientes prospectivos, empleados, ex empleados, contratistas o individuos que buscan trabajar con ella o con sus clientes, por lo tanto ha desarrollado y adoptado la siguiente Política de Privacidad para definir claramente su compromiso de proteger y respetar los derechos de los Titulares de información que se encuentra en su posesión y control. Esta política refleja los requerimientos de la legislación colombiana y la responsabilidad profesional en la manera que recopila, usa y distribuye la información personal que requiere, solicita, administra, custodia y difunde. Las reglas de esta política aplican al tratamiento de cualquier información de carácter personal sobre la cual REFRIMARKET COLOMBIA SAS. Tenga posesión y control, ya sea en sus aplicativos de tecnologías de la información o almacenaje en bases de datos u otros sistemas, inclusive archivos físicos.

2. MARCO LEGAL.

  • Artículo 15 y 20 de la Constitución Política de la Republica de Colombia.
  • Ley 1581 de 2012  Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
  • Artículo 20 del Decreto 0722 de 2013.

3. DEFINICIONES.

3.1. Administrador de la Información: REFRIMARKET COLOMBIA SAS. sociedad comercial debidamente constituida bajo las leyes colombianas, Identificada con el Nit. 900.443.128-7, con domicilio principal en la Carrera 69B No. 77- 31 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con número de teléfono +57 (1) 7450355 y correo electrónico contadora@refrimarket.com.co

3.2. Información Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. No incluye el nombre, cargo, dirección de la oficina, correo electrónico o número de teléfono corporativo de los empleados de una organización tal como REFRIMARKET COLOMBIA S.A.S. o uno de sus clientes corporativos.

3.3. Información Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de su titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y datos biométricos.

3.4. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

3.5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, procesamiento, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión y/o transferencia, supresión.

3.6. Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto del tratamiento

3.7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

3.8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o en tratamiento de los datos.

3.9. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

4. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

Para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el artículo 20 del Decreto 0722 de 2013, REFRIMARKET COLOMBIA S.A.S. ha definido los siguientes principios fundamentales para el tratamiento de información Personal:

Principio 1

Refrimarket es responsable por toda la información personal que está en su poder o control, esto incluye cualquier información personal que reciba directamente como responsable del tratamiento, por ejemplo de clientes individuales, clientes prospectivos individuales, empleados, contratistas o personas que busquen trabajar con sus clientes o con ella y como encargado del tratamiento de la información personal que pueda recibir de manera indirecta, por ejemplo, a través de clientes corporativos. Teniendo en cuenta lo anterior, mediante el presente documento se establecen políticas y procedimientos orientados a proteger la información personal. Refrimarket realiza entrenamientos a sus empleados y contratistas sobre sus políticas de privacidad de la información y su rol en la protección de la información personal. Si usted tiene preguntas de las prácticas de privacidad de Refrimarket, por favor contáctenos en contadora@refrimarket.com.co

Principio 2

Refrimarket informará de manera previa y expresa la finalidad de la recolección de su información personal. Cuando Refrimarket recolecta información personal, informará la razón por la cuál es requerida dicha información, para qué será usada y con quién será compartida. La recolección podrá ocurrir sin conocimiento o consentimiento únicamente si es permitido por la ley, como se menciona en el Principio 5 del presente documento. Refrimarket podrá realizar el tratamiento de información personal acerca de sus clientes, prospectos profesionales y candidatos a cargos dentro de procesos de selección que administra, solo para los propósitos de prestar servicios profesionales. Cada contrato establecido con nuestro clientes incluye una explicación del motivo por el cual Refrimarket requiere la información, qué uso le dará, por cuánto tiempo será retenida y con quién podrá ser compartida, para proveer sus servicios profesionales. La información personal de los clientes también puede ser compartida internamente o en el desarrollo de revisiones de calidad. Refrimarket también podrá realizar tratamiento de información personal sobre sus clientes actuales, clientes prospectivos o clientes con los cuales haya finalizado su relación contractual, con el objetivo de enviarles información comercial, información actualizada o invitaciones a eventos realizados o patrocinados por Refrimarket. La información personal también podrá ser compartida internamente con el fin de ofrecer servicios o productos que puedan ser del interés de sus clientes. Refrimarket realiza el tratamiento de información personal de sus contratistas y empleados con el objetivo de realizar pagos de nómina, cumplir con la ley, proveerles beneficios, evaluar su desempeño, mejorar los programas de entrenamiento, relacionarse con los empleados, hacer mejoras en políticas, así como también para establecer, gestionar o terminar las relaciones contractuales. En ciertos casos, Refrimarket también podrá consolidar la información personal de sus empleados y contratistas con el objetivo de proveer las métricas de negocio y evaluar la efectividad de los programas de Gestión Humana; en estos casos, la información consolidada no debe permitir la identificación de ningún individuo. Adicionalmente, Refrimarket podrá recolectar información personal de individuos que busquen trabajar para ella o para sus clientes y deberán ser informados del propósito por el cual su información personal está siento recolectada. Refrimarket también podrá compartir, transmitir y/o transferir información de sus empleados o contratistas en el curso de una investigación, una negociación, financiación, venta o cualquier otra transacción que involucre la totalidad o parte de su negocio.

Principio 3

Refrimarket podrá recolectar, utilizar o compartir su información personal únicamente con su consentimiento previo, expreso e informado. En general, es la intención de Refrimarket recolectar únicamente la información entregada voluntariamente por nuestros clientes, empleados, contratistas o personas que buscan trabajar con nosotros o con nuestros clientes, de tal manera que sea posible ofrecerles información y/o servicios a estos individuos u ofrecer información acerca de oportunidades laborales en Refrimarket o en sus clientes. Refrimarket obtiene información personal sobre clientes, empleados, contratistas o personas que buscan trabajar con ella o con sus clientes, si ellos autorizan proveerla por ejemplo, enviándola a buzones de correo o registrándose para ciertos servicios en las ofertas laborales que administra. En algunos casos, ellos pueden haber entregado previamente sus datos personales a Refrimarket. Al entregarnos o enviarnos cualquier información personal, los Titulares aceptan que utilicemos esta información de acuerdo con lo establecido en esta Política de Privacidad. Esta información personal no será utilizada para otros propósitos, a menos que obtengamos el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, o a menos que sea requerido o esté permitido por la ley o por los estándares profesionales. Los términos y condiciones con los cuales Refrimarket brinda sus servicios profesionales se encuentran documentados en cada uno de los contratos que tenemos con nuestros clientes, estos términos y condiciones incluyen una descripción de cómo Refrimarket podrá utilizar y revelar su información personal. Cuando el cliente firma el contrato, estará dando su consentimiento previo, expreso e informado para que Refrimarket realice el tratamiento de dicha información. Los formularios y solicitudes utilizados para proveer servicios relacionados con Gestión Humana a contratistas y empleados, deben describir el propósito por el cual su información personal es requerida, con quien podrá ser compartida y por cuánto tiempo será retenida. Los candidatos potenciales para trabajar con Refrimarket o con sus clientes, deberán ser informados del motivo por el cual su información personal es requerida, con quién podrá ser compartida y por cuánto tiempo será retenida. Los clientes de Refrimarket siempre tienen la opción de no proveer su autorización para el tratamiento de información personal, o de retirar su autorización posteriormente. Cuando un cliente decide no autorizarnos para realizar el tratamiento de su información personal, puede que no contemos con la información suficiente para seguir prestando nuestros servicios a ese cliente. Cuando un candidato a optar por una vacante laboral propia de Refrimarket o de sus clientes busque vincularse laboralmente con Refrimarket o con sus clientes dentro de las ofertas laborales que administra, decide no darnos su autorización para realizar el tratamiento de su información personal, puede que no podamos emplearlo o realizar los procesos de Gestión Humana para los cuales fuimos contratados por nuestros clientes directos e indirectos. Refrimarket adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

Principio 4

Refrimarket limitará la recolección y el manejo de datos de carácter personal al mínimo razonablemente requerido para proveer sus servicios y operar su negocio. En los casos en los cuales se requiera información adicional, u opcional, usted será notificado de esta situación al momento de su recolección. Refrimarket entiende la importancia de la protección de la privacidad de los niños, niñas y adolescentes. Es nuestra política no recolectar o mantener información acerca de cualquier persona menor de 18 años, excepto cuando sea parte de un contrato para proveer servicios profesionales o se tenga la autorización previa, expresa e informada por parte del represéntate legal o tutor. Refrimarket evitará el tratamiento de información sensitiva realizándolo únicamente cuando sea absolutamente necesaria y cuando los individuos involucrados nos den su autorización explícita e informada y nos provean voluntariamente con la información o cuando dicha información sea requerida o permitida para ser tratada por ley o estándares profesionales. La información sensitiva incluye información personal relacionada con raza, grupo étnico, creencias políticas, pertenencia a sindicatos, creencias religiosas o similares, salud física y mental, vida sexual, exámenes médicos especializados o antecedentes criminales. Por favor, utilice su discreción cuando entregue información sensitiva a Refrimarket, y bajo ninguna circunstancia, provea información sensitiva a Refrimarket, a menos que usted dé su consentimiento para el uso que Refrimarket pueda dar a esta información para sus propósitos legítimos de negocio y acepte la transferencia y almacenamiento de este tipo de información en las bases datos de Refrimarket, todo ello de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 0722 de 2013, para el caso de administración de bases de datos de profesionales que se postulan a vacantes propias o de clientes externos. Si usted tiene alguna duda respecto a si la entrega de información “sensitiva” a Refrimarket es, o puede ser, necesaria o apropiada para algún propósito específico, por favor contacte a Refrimarket en la dirección de correo electrónico contadora@refrimarket.com.co

Principio 5

Refrimarket podrá utilizar y compartir su información personal únicamente para los propósitos para los cuales tenemos su autorización e informaremos a nuestros clientes, clientes prospectivos, empleados, ex empleados, contratistas o individuos que buscan trabajar con nosotros o con nuestros clientes, los propósitos para los cuales se está reuniendo y usando la información personal, manteniéndola solo por el periodo de tiempo definido para cumplir dichos propósitos. Refrimarket no distribuye ni comparte información personal con terceras partes no relacionadas con Refrimarket, excepto cuando sea legítimamente necesario por nuestros requerimientos profesionales o de negocio, para poder atender sus requerimientos, y/o cuando sea requerido, permitido por la ley o por los estándares profesionales. En algunos casos, Refrimarket compartirá información personal sobre usted con algunas compañías externas dentro de los procesos de selección de profesionales (Gestión Humana) que administra, proveedores de servicios o profesionales que trabajan en nuestro nombre para ayudarnos a cumplir con sus requerimientos. Adicionalmente, Refrimarket podrá almacenar información personal en una jurisdicción diferente en la cual usted se encuentre ubicado. Cuando usted entrega su información personal a Refrimarket, usted está dando su consentimiento a esta transferencia y/o almacenamiento de sus datos fuera de las fronteras del país. Si Refrimarket requiere utilizar su información personal para cualquier propósito diferente al que usted ha autorizado inicialmente, deberá obtener su consentimiento previo, expreso e inequívoco antes de realizar dicho uso. Sin embargo, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, al artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y al artículo 20 del Decreto 0722 de 2013, Refrimarket podrá utilizar su información personal sin su consentimiento cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por origen judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. En cumplimiento de los estándares profesionales, Refrimarket conservará un registro del trabajo realizado por empleados y contratistas para sus clientes dentro de los procesos de selección profesional que administra en nombre de sus clientes. Estos registros podrán incluir información personal y serán retenidos por un tiempo razonable hasta que dichos papeles no sean requeridos para propósitos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios. Los papeles de trabajo se encuentran protegidos contra acceso inapropiado, tal como se detalla en el Principio 7 del presente documento. Refrimarket en cumplimiento con la ley y los estándares de contratación, retiene información personal sobre contratistas y empleados durante y después de terminar la relación contractual. Refrimarket destruirá los archivos que conserva en Gestión Humana y cualquier otro archivo que contenga información personal de contratistas, empleados o participes de los procesos de selección que administra cuando dicha información no sea razonablemente requerida para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios. Refrimarket también retendrá información de contacto de los individuos con el objeto de enviar noticias, información comercial, actualizaciones de información, invitaciones a participar en procesos de selección, a eventos realizados o patrocinados por Refrimarket después de terminada su relación contractual; a no ser dicho individuo, en cualquier momento, manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y escrita enviando un correo electrónico a contadora@refrimarket.com La información personal recolectada por medios físicos o electrónicos sobre individuos que buscan trabajar con Refrimarket o con sus clientes será retenida por Refrimarket durante un periodo de veinticuatro (24) meses para que Refrimarket pueda contactar a los aspirantes sobre cargos que puedan ser de su interés. Si el candidato es contratado, la información personal recolectada en el proceso de selección será retenida con el fin de establecer, manejar o terminar la relación contractual atendiendo a lo establecido por el artículo 20 del Decreto 0722 de 2013.

Principio 6

Refrimarket realizará su mejor esfuerzo para mantener actualizada la información personal en su posesión o control con el objetivo de proveer a nuestros clientes con niveles adecuados de servicios profesionales y a nuestros contratistas y empleados con los beneficios apropiados, la información personal que recopila Refrimarket debe ser exacta, completa y actualizada. En consecuencia, Refrimarket podrá solicitar a sus clientes, contratistas y empleados que actualicen su información personal. Para modificar su información personal, los clientes de Refrimarket podrán contactar al Coordinador de Ventas y Mercadeo, de igual forma, los empleados y los individuos que busquen trabajar con Refrimarket pueden contactar al área administrativa o escribir al correo contadora@refrimarket.com.co

Principio 7

Refrimarket protege su información personal con medidas de protección apropiadas a la sensibilidad de la información y por tanto protege la información personal usando instalaciones físicas seguras, herramientas y prácticas de seguridad estándares en la industria, así como políticas y prácticas internas claramente definidas. Refrimarket ha implementado medidas de seguridad con el fin de proteger la información personal bajo sus responsabilidades y control, contra pérdida, mal uso o alteración. La información personal está almacenada en ambientes seguros que no están disponibles al público (ejemplo: áreas con acceso restringido, oficinas cerradas y archivadores). Para prevenir el acceso electrónico no autorizado a información personal, cualquier información que es almacenada de forma electrónica se encuentra protegida en un ambiente electrónico y físico seguro. Refrimarket es responsable por toda la información personal transferida a terceros encargados de su tratamiento y requiere que cada uno de estos terceros firme un contrato en el cual acepta respetar la confidencialidad de la información personal, cumplir con los requerimientos definidos por la legislación colombiana, los requerimientos derivados de las políticas de privacidad y seguridad de la información de Refrimarket. Se prohíbe a los encargados del tratamiento de la información utilizar la información personal entregada por Refrimarket para propósitos diferentes a los especificados en su contrato con Refrimarket. En algunas circunstancias, la información personal puede ser procesada fuera de Colombia. Dicha información personal eventualmente pudiera estar sujeta a revelación, de acuerdo con la legislación aplicable del país en la cual la información es procesada o almacenada. Estas leyes tendrán que cubrir como mínimo los mismos niveles de protección que las leyes de protección de datos personales existentes en Colombia.

Principio 8

Refrimarket será transparente respecto a los procesos que utiliza para manejar su información personal, los Titulares de la información personal tienen el derecho de conocer, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales sobre los cuales Refrimarket esté realizando tratamiento. Para obtener esta información los Clientes deberán contactar al Coordinador de Ventas y Mercadeo, los contratistas y empleados deberán contactar al Departamento de Administrativo de Refrimarket. En cualquier otro caso, el Titular deberá solicitar dicha información de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito enviado un correo electrónico al buzón contadora@refrimarket.com.co

Los Titulares de información personal podrán ejercer sus derechos para acceder, conocer, modificar, actualizar, rectificar o suprimir su información, así como para revocar su autorización para el tratamiento de la misma. Estos derechos podrán ser ejercidos, conforme a las disposiciones legales y de acuerdo a la Política de Privacidad de Refrimarket, enviando un correo electrónico a contadora@refrimarket.com.co en el cual se exprese de manera directa, expresa e inequívoca el requerimiento del Titular. Refrimarket podrá modificar estas Políticas para reflejar sus prácticas actuales de manejo de privacidad. Cuando realicemos cambios a esta declaración, se actualizara el campo de fecha “última actualización” al inicio de este documento. Refrimarket lo invita a revisar periódicamente esta declaración de privacidad para mantenerse informado de la manera en que Refrimarket está protegiendo su información personal. Refrimarket está comprometido con proteger la privacidad de su información personal. Si usted tiene alguna duda o comentarios sobre la forma en que administramos su información personal, por favor contáctenos en contadora@refrimarket.com.co. También podrá utilizar esta dirección para informarnos cualquier inquietud que pueda surgir con respecto al cumplimiento de nuestra Política de Privacidad.

5. OBLIGACIÓN DE CUMPLIMIENTO

Las políticas de privacidad de la información son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados y contratistas de Refrimarket, sin importar su función o línea de negocio. Todos los empleados y contratistas están obligados a continuar protegiendo la información de Refrimarket después de terminar su relación contractual con la Compañía. Cada área funcional dentro de Refrimarket deberá adoptar las medidas necesarias para cumplir con los principios y obligaciones establecidos en el presente documento e implementar los mecanismos necesarios para evidenciar dicho cumplimiento, tanto ante los interesados como ante las autoridades de supervisión. En especial los empleados y contratistas de Refrimarket siempre deben: • Realizar esfuerzos razonables para limitar el manejo de datos de carácter personal al mínimo necesario. • Orientarse por el respeto a los derechos y libertades de las personas, sin mostrar discriminación. • Tomar precauciones razonables para proteger la información personal contra su uso para fines erróneos y revelación inadvertida.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Refrimarket, en su condición de responsable del tratamiento. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Refrimarket, en su condición de Responsable del Tratamiento. c) Ser informado por Refrimarket, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DE REFRIMARKET EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Refrimarket tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de los Titulares a los que se refieren y que sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 sobre protección de datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Refrimarket se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos; d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012; e) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal; f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular de la información y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. PROCEDIMIENTO PARA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrá solicitar a Refrimarket la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrá ejercer por:

a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad en nuestra página de internet, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. b) Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Refrimarket señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información: a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. Refrimarket tendrá la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. Refrimarket tendrá plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando estos beneficien al titular. En consecuencia, se podrá habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. Para estos efectos, Refrimarket podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Cada vez que Refrimarket ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web http://www.refrimarket.com.co/ De igual forma el titular de la información tendrá el derecho, en todo momento, a solicitar a Refrimarket la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Refrimarket. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Refrimarket realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Refrimarket establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgo a través del correo electrónico contadora@refrimarket.com.co Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Refrimarket deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo escenario se deberá indicar con cual tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que Refrimarket establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

9. AUTORIZACIÓN

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, al artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013 y al artículo 20 del Decreto 0722 de 2013, REFIRMARKET COLOMBIA SAS., en adelante Refrimarket, sociedad comercial debidamente constituida bajo las leyes colombianas, Identificada con el Nit. 900.443.129-7, con domicilio principal en la Carrera 69B No. 77- 31 de la ciudad de Bogotá D.C., como Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales de sus clientes, clientes prospectivos, empleados y ex empleados, contratistas o individuos que buscan trabajar con ella o con sus clientes, obtenidos durante sus actividades de negocio, solicitan su autorización para continuar con el tratamiento a través de sí mismas o de terceros encargados de tratamiento de información, de sus datos personales para fines comerciales y para la correcta prestación de sus servicios, conforme a lo indicado en la Política de Privacidad para el tratamiento de datos personales que se encuentra disponible en http://www.refrimarket.com.co / Los datos personales suministrados a Refrimarket, incluyendo datos sensibles, podrán ser recolectados, procesados, almacenados, usados, circulados, compartidos, actualizados, suprimidos, transmitidos y/o transferidos a terceros países, de acuerdo a las Políticas de Privacidad anteriormente mencionadas. Esta información es, y será utilizada por Refrimarket para hacer posible la prestación de sus servicios, así como para fines administrativos, publicitarios, comerciales y de aprovisionamiento de candidatos profesionales para vacantes solicitadas por sus clientes, para este caso en especial con apego a lo establecido por artículo 20 del Decreto 0722 de 2013.

Refrimarket está dedicada a proteger la confidencialidad y privacidad de la información que le ha sido confiada, respetando los derechos de los Titulares para acceder, conocer, modificar, actualizar, rectificar o suprimir su información, así como para revocar su autorización para el tratamiento de la misma. Estos derechos podrán ser ejercidos, conforme a las disposiciones legales y de acuerdo a la Política de Privacidad de Refrimarket, enviando un correo electrónico a contadora@refrimarket.com.co De conformidad al artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, si pasados 30 días hábiles contados a partir de la publicación de este documento, el Titular no ha contactado a Refrimarket, de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, enviando un correo electrónico al buzón contabilidad@refrimarket.com.co, para solicitar la supresión de sus datos personales, se entenderá que Refrimarket queda autorizada, de manera expresa e inequívoca, para continuar realizando el tratamiento de dichos datos para la finalidad o finalidades indicadas en su Política de Privacidad, disponible en http://www.refrimarket.com.co /, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento sus derechos.